Iniziamo col dire che ogni condòmino ha diritto ad accedere alla documentazione condominiale a proprie cure e spese. Ma cosa succede se l’Amministratore non dà seguito a tale richiesta?
La normativa
Con la Riforma del condominio entrata in vigore nel 2013, l’Amministratore ha assunto un “ruolo centrale” nelle dinamiche della gestione. Egli ha il compito di garantire l’informazione a tutti i condomini ed è obbligato alla rendicontazione, attraverso la redazione della contabilità sulla base delle specifiche indicazioni ex art. 1130-bis c.c., con la comunicazione degli elaborati contabili (rendiconto consuntivo e bilancio preventivo) all’assemblea annuale dei condòmini.
I casi in cui è consentito l’accesso ai documenti condominiali
Così come l’Amministratore ha l’obbligo di fornire copia della documentazione contabile giustificativa delle spese ai condòmini richiedenti, (ex art. 1130 bis c.c. comma primo), allo stesso modo i condòmini possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese, come pure la scheda del conto corrente bancario ex art. 1129 c.c. commi 2 e 7.
Inoltre l’Amministratore non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, a meno che non siano urgenti e la comunicazione di tali interventi deve avvenire alla prima assemblea utile.
Non da meno, per quanto riguarda i provvedimenti giudiziari, che esulano dalle competenze dell’amministratore, devono essere immediatamente comunicati ai condòmini dall’amministratore, che è obbligato a convocare l’assemblea, ex art. 1131 c.c. .
L’Amministratore che non adempie a quest’obbligo può essere revocato ed è tenuto al risarcimento dei danni.
Lo stesso vale anche per materie di esclusivo appannaggio dell’assemblea condominiale, come ad esempio le tabelle millesimali, ex art. 69, comma 1, disp. att. c.c., secondo cui ai soli fini della revisione dei valori proporzionali espressi nella tabella millesimale l’amministratore è tenuto a darne senza indugio notizia all’assemblea dei condòmini.
Anche in questo caso, la mancanza di comunicazione con i condomini, ovvero l’inerzia dell’amministratore produce conseguenze sotto il profilo risarcitorio.
Il medesimo discorso vale anche per le procedure di media-conciliazione, dove l’Amministratore deve rendere immediatamente edotta l’assemblea condominiale per le decisioni da prendersi e fornire prontamente la documentazione necessaria a tutti i partecipanti al condominio, in tal senso l’art. 71 quater, comma 3, disp. att. c.c. .
Limiti alla disamina della documentazione
L’accesso ai documenti, da parte dei condomini, è fondamentale per poter esprimere il voto, in quanto i condomini devono essere messi in condizione di conoscere, prima dell’assemblea, i documenti posti alla base della delibera.
Tuttavia il diritto all’accesso dei documenti condominiali, sia con riferimento alla normativa citata (in particolare l’art. 1130 bis, comma 2, c.c.), sia dalla giurisprudenza che si è sviluppata nel corso degli anni, ha dei limiti.
Infatti la Cassazione, in materia di modalità di accesso agli atti, afferma che l’esercizio di tale diritto può avvenire nel rispetto dell’attività dello studio amministrativo senza che si traduca in un intralcio per lo stesso e nel rispetto del principio di correttezza.
In pratica, il diritto all’accesso dei condomini è sempre consentito ma con dei limiti, atteso che non è possibile chiedere tutta la documentazione di dieci anni, detenuta dall’Amministratore (prescrizione decennale alla tenuta dei documenti condominiali, ex art. 1130, comma 8, c.c.), ma, allo stesso tempo, il capo condomino ha l’obbligo di predisporre un’organizzazione, sia pur minima, che ne consenta l’esercizio, informandone i condomini (Cass. civ., sez. II, 19 settembre 2017 n. 19799).
Accesso alla documentazione condominiale con un click
Ciò è possibile con l’istituzione del sito internet condominiale.
Infatti secondo l’art. 71-ter disp. att. c.c., su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza, l’Amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del Condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. Il sito internet permette, dunque, agli amministratori di pubblicare i dati condominiali, rendendoli così immediatamente disponibili online e consultabili in tempo reale ai propri condomini ed inquilini.
Attraverso questo servizio, l’Amministratore del Condominio riduce il numero di chiamate per informazioni inerenti i dati contabili, gli interventi in corso e la documentazione relativa a bilanci e ripartizioni, e il condomino può accedere alla sua documentazione contabile con un click, senza doversi recare nello studio dell’Amministratore, sopportare i costi per le fotocopie, ecc.
